Southern Ontario Library Service

EXCEL: Un certificat en administration de petite bibliothèque publique

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Guide de l'étudiante

Vous trouverez dans cette section :

A. Objectifs du Programme du certificat EXCEL
B. Exigences du certificat EXCEL
C. Équivalences pour des cours du certificat EXCEL
D. Matériel pédagogique
E. Sessions-contacts
F. Évaluation

A. Objectifs du Programme du certificat EXCEL

À la fin du programme EXCEL, les diplômées seront en mesure de/d' : 

1. démontrer leur compréhension de la terminologie associée à la bibliothéconomie en utilisant cette terminologie lors de leurs échanges verbaux et écrits. 

2. démontrer leur compréhension des différentes procédures de bibliothèque en : 

• décrivant et en utilisant correctement les procédures de bibliothèque utilisées couramment pour les activités reliées au prêt, aux acquisitions, à l’organisation des collections, etc. 
• décrivant leur raison d’être ainsi que leurs utilisations, 
• concevant et en réalisant des plans pour la mise en oeuvre de procédures de bibliothèque efficaces.

3. élaborer de concert avec le conseil de bibliothèques : 

• des politiques pour le développement des collections et le choix de documents en tenant compte des besoins des usagers et du contexte unique de leur bibliothèque (budget, espace, etc.) et en utilisant les outils de sélection courants, 
• un énoncé des objectifs de la bibliothèque, 
• des projets à court et à long termes pour assurer le développement ainsi que le bon fonctionnement de la bibliothèque, 
• une stratégie promotionnelle comprenant les relations avec le public et la publicité, 
• d’autres politiques ayant trait aux ressources humaines, à l’éducation permanente, au partage des ressources, à la prestation de services spéciaux à l'intention des handicapés et aussi dans des langues autres que le français ou l’anglais. 

4. démontrer le sérieux de la bibliothèque en organisant les documents et les fichiers/bases de données de manière efficiente, efficace et professionnelle favorisant ainsi un repérage plus facile de l’information désirée. 
5. choisir et de conserver une collection de base de documents imprimés, de documents non imprimés et de périodiques, convenant à la clientèle de la bibliothèque, tout en respectant les politiques de choix et de développement des collections.
6. choisir et de tenir à jour une collection de base de documents de référence.
7. utiliser efficacement la collection de la bibliothèque au complet ainsi que des ressources extérieures au besoin, pour répondre adéquatement aux questions de référence rapide ainsi qu’aux questions de référence exigeant une recherche plus approfondie. 
8. promouvoir la bibliothèque dans la communauté en la positionnant comme un organisme fondamental et essentiel à la communauté, en développant un plan de marketing efficace et en procurant aux usagers un environnement à la fois agréable et accueillant. 
9. travailler d’une manière efficace et coopérative avec le conseil d’administration de la bibliothèque. 
10. mettre sur pied et de réaliser des programmes destinés aux enfants, aux jeunes adultes, aux adultes ou à d’autres clientèles particulières. 
11. recommander les documents appropriés aux usagers. 
12. fournir un accès aux documents qui ne se trouvent pas dans la bibliothèque, en choisissant, selon le cas, le prêt entre bibliothèques, l’acquisition, l’emprunt non officiel ou en utilisant les fonds collectifs existants  de livres multilingues, de livres parlants et de livres en gros caractères. 
13. choisir, d’utiliser et d’assurer l’entretien de l’équipement audiovisuel et informatique qui est généralement celui qui peut être utilisé avec différentes collections de documents non imprimés.  
14. élaborer un plan d’utilisation d'ordinateurs pour les opérations courantes de la bibliothèque en tenant compte des besoins de la bibliothèque mais aussi de ceux des usagers.
15. Fournir aux usagers l'accès à Internet en leur offrant la possibilité d'utiliser des terminaux en libre usage.

B. Exigences du programme EXCEL

Le programme EXCEL mène à l’obtention d’un Certificat en administration de petite bibliothèque publique. Le programme comprend dix-sept cours et les étudiantes doivent en réussir dix pour obtenir le certificat. Sur ces dix cours, six des cours sont obligatoires, et quatre sont choisis en fonction de l’intérêt de l’étudiante. Pour obtenir le certificat, les étudiantes doivent suivre leurs dix cours à l’intérieur d’une période ne dépassant pas cinq ans. Cependant, compte tenu de circonstances exceptionnelles, certaines étudiantes peuvent, toutefois, demander une permission spéciale pour terminer le cycle de leurs cours après la période réglementaire de cinq ans. Ces étudiantes doivent alors communiquer (par écrit) avec le Directeur des cours EXCEL pour demander une permission spéciale pour leur donnant droit de poursuivre le cycle de leurs cours après la période de cinq ans réglementaire. L’étudiante doit évidemment indiquer clairement la/les raison(s) motivant sa demande d’exception à la règle générale.  

On nous demande souvent si les étudiantes peuvent suivre des cours individuels seulement par intérêt personnel ou pour satisfaire à une des exigences particulières de leur emploi. Cette pratique est tout à fait acceptable. Les étudiantes qui ne sont pas intéressées à obtenir le certificat peuvent tout de même s’inscrire à tout cours lorsqu’il est offert. Les exigences diverses relatives à l’obtention du certificat EXCEL (le nombre de cours obligatoires, de cours facultatifs,préalables ou conjoints) ne s’appliquent pas dans ces cas-là. Une préceptrice est alors assignée à ces étudiantes et ces étudiantes doivent, par contre, compléter tous les devoirs et passer l’examen comme n’importe quelle autre étudiante. Elles devront évidemment défrayer tous les frais de cours habituels.

Pour les étudiantes qui désirent suivre les cours EXCEl en vue d’obtenir le certificat, vous trouverez ci-dessous la liste des cours obligatoires et des cours facultatifs du programme EXCEL. Veuillez aussi porter une attention particulière aux remarques sur la page suivante. Veuillez noter que le cours EXCEL #15 (L’utilisation du micro-ordinateur dans une petite bibliothèque) n’est plus offert. Vous trouverez une description complète des différents cours EXCEL en suivant les liens indiqués ci-dessous qui vous mèneront aux « liens correspondants » sur la page principale du programme EXCEL. 
 

Cours obligatoires  

1. Introduction aux bibliothèques publiques 
2. Principes d’administration d’une bibliothèque
ou
3. Supervision 
4. Services de référence et d’information 
5. Le marketing de la bibliothèque 
6. Principes de base du développement des collections  
7. Développement des collections pour enfants
ou
8. Développement des collections pour jeunes adultes
ou
9. Développement des collections pour adultes et clientèles particulières

Cours facultatifs 

10. Acquisitions et publications en série
11. Techniques de communication
12. Organisation des collections et classement
13. Le prêt
14. Le non imprimé; équipements et documents audiovisuels
16. Formation professionnelle
17. Ressources électroniques d’information
18.  Planification du service de bibliothèque

Remarques : 

1. Les six cours obligatoires doivent être choisis dans la liste des neuf cours de base. Par contre, une étudiante peut sélectionner les quatre autres cours soit dans les cours obligatoires soit dans les cours facultatifs. Par exemple, une étudiante pourrait suivre le cours EXCEL n^o  7 - Développement des collections pour enfants et le comptabiliser comme un de ses six cours obligatoires. Si elle s’intéresse plus particulièrement au développement des collections, elle pourrait ensuite s’inscrire pour les cours EXCEL n^o  8 - Développement des collections pour jeunes adultes et aussi au cours EXCEL n^o  9 - Développement des collections pour adultes et clientèles particulières, quoique ces deux derniers cours devront alors être comptabilisés comme deux des quatre cours facultatifs qu’elle doit suivre pour obtenir son certificat EXCEL. 
2. Le cours EXCEL n^o  6 - Principes de base du développement des collections est un préalable pour pouvoir ensuite s’inscrire aux trois autres cours sur le développement des collections. Vous devez absolument suivre ce cours avant ou en même temps qu’un des autres cours EXCEL suivants : n^o  7 - Développement des collections pour enfants, n^o  8 - Développement des collections pour jeunes adultes ou n^o  9 - Développement des collections pour adultes et clientèles particulières.  
3. Veuillez noter que les étudiantes ne peuvent suivre que l'un des deux cours suivants :  Principes d’administration d’une bibliothèque OU Supervision; elles ne peuvent pas suivre les deux cours. 
4. Veuillez noter aussi que tous les cours ne sont pas offerts à chaque session surtout en français. Vérifiez donc attentivement le cycle des cours EXCEL que vous trouverez sur ce site Web ou en utilisant les «liens» sur la page principale d'EXCEL.  Ce cycle des cours vous permettra de mieux planifier les cours que vous devrez suivre pour respecter l’échéance de cinq ans réglementaire pour l’obtention de votre certificat EXCEL.

C. Les équivalences pour les cours EXCEL

Les étudiantes peuvent obtenir certains crédits pour des cours suivis dans le cadre d’un programme de techniques de bibliothèque, remplaçant ainsi certains cours EXCEL. Pour savoir si vous avez suivi des cours de bibliotechnique qui pourraient être admissibles comme équivalences à des cours EXCEL, vérifiez les critères mentionnés ci-dessous. Si vous pensez avoir le droit à des équivalences, il ne vous restera qu’à faire parvenir les documents suivants au directeur des cours EXCEL :  

• une lettre expliquant votre demande
• la description et le plan du cours
• la preuve que vous avez réussi le cours (relevé officiel)
• le nom d’une personne avec qui l’on pourrait communiquer concernant ce cours.

Le Directeur des cours évaluera ensuite les demandes reçues en consultation avec un comité d’évaluation des équivalences. 

Si le cours en question est jugé équivalent à un des cours offerts dans le programme EXCEL, l’étudiante doit tout de même passer l’examen final du cours EXCEL. Des frais d’examen de 10 $ s’appliquent alors dans de telles situations.

Critères 

Il n’y a pas d’équivalences possibles pour les cours EXCEL suivants : 

1. Introduction aux bibliothèques publiques  
2. Principes d’administration d’une bibliothèque 
3. Supervision 
5. Le marketing de la bibliothèque 
16. Formation professionnelle 
17. Ressources électroniques d’information
18. Planification du service de bibliothèque

La liste ci-dessous est une liste des cours EXCEL pour lesquels il est possible de demander des équivalences. L’équivalence acceptable serait un cours qui a été suivi au cours des cinq dernières années dans le cadre d’un programme de techniques de bibliothèque et dont la matière du cours aurait porté sensiblement sur les mêmes sujets.

6. Principes de base du développement des collections 
7. Développement des collections pour enfants 
8. Développement des collections pour jeunes adultes 
9. Développement des collections pour adultes et clientèles particulières 
10. Acquisitions et publications en série
11. Techniques de communication  
12. Organisation des collections et classement
13. Le prêt
14. Le non imprimé: équipements et documents audiovisuels 
17. Ressources électroniques d'information (Beyond Google - Education Institute)

Le cours EXCEL n^o 4 Services de référence et d’information met l'accent surtout sur ce qui suit :

• l’entrevue de référence et les stratégies de recherche
• l’utilisation pratique des encyclopédies, almanachs, dictionnaires et atlas
• le prêt entre bibliothèques.

Pour ce cours, l'équivalence serait un ou des cours d’un programme de techniques de bibliothèque, suivi(s) au cours des derniers cinq ans dont le plan de cours couvrirait au moins les deux premiers points mentionnés ci-dessus et qui accordait une importance appréciable à l’élément «pratique» de ces éléments.

D. Matériel pédagogique 

Au début du matériel pédagogique de chaque cours, on énumère les documents qui vous seront nécessaires pour suivre ce cours. Vérifiez bien le matériel lorsque vous le recevez pour vous assurer que toute la documentation pertinente est incluse. Vous devriez avoir à portée de la main tous les documents nécessaires lors de vos sessions-contacts par téléphone avec votre préceptrice.  

Le matériel pédagogique de chaque cours comprend une page titre, une table des matières, une introduction et des chapitres appelés modules. Chaque module comprend toutes ou seulement certaines des sections suivantes : 

En plus du matériel pédagogique du cours, vous recevez aussi les autres documents de ressources nécessaires, une lettre explicative, une courte biographie de votre préceptrice, un calendrier des sessions-contacts et des devoirs. Si vous possédez une adresse courriel, certains des documents mentionnés ci-dessous pourraient vous être expédiés par courriel.

E. Sessions-contacts

a) Le calendrier des sessions-contacts 

La semaine pour chaque session-contact est clairement indiquée sur le Calendrier des sessions-contacts et des devoirs que vous avez reçu par le courrier avec votre matériel pédagogique. Lors de l’appel téléphonique préliminaire avec votre préceptrice vous devrez organiser votre calendrier individuel de sessions-contacts.

Votre premier contact téléphonique avec votre préceptrice aura lieu à peu près une semaine avant le début de la session. Ce premier appel téléphonique vous permettra de faire la connaissance de votre préceptrice et de vous présenter à votre tour à votre préceptrice. Durant cet appel relativement court, il vous faudra établir une heure précise pour les sessions-contacts bimensuelles (par exemple, tous les deux mardis à 20h).

Chacune des autres sessions-contacts suivant celle-ci devrait avoir lieu à l’heure établie lors de votre appel téléphonique initial et pendant la semaine prescrite dans le calendrier de sessions-contacts et des devoirs. Les cours EXCEL peuvent comporter 5, 6 ou 7 modules et ce fait déterminera évidemment le nombre total de sessions-contacts que vous aurez pendant la durée de la session. Chaque appel d’une session-contact durera à peu près 10 minutes et ne devrait pas durer plus de quinze minutes.

Assurez-vous d’être disponible à l’heure convenue. À n’importe quel moment durant la session, s’il vous est impossible d’être disponible à l’heure convenue, vous devriez en aviser votre préceptrice à l’avance.

Votre dernière session-contact avec la préceptrice pourra avoir lieu durant la semaine d’examen. Cependant cet appel est tout à fait facultatif. Vous déciderez alors de concert avec votre préceptrice si cet appel est vraiment nécessaire. Comme cet appel aura probablement lieu juste après que vous ayez reçu votre examen par la poste, vous pourrez, si vous le désirez, en profiter pour revoir le cours ou pour discuter des problèmes que l’examen pourrait vous causer. Évidemment, cet appel pourra aussi permettre à la préceptrice de vérifier si vous avez bel et bien reçu l’examen du cours que vous suivrez à ce moment-là.

b) La préparation pour les sessions-contacts 

Pendant les sessions-contacts, vous aurez l’occasion de discuter avec votre préceptrice des activités, du cours, des devoirs et de tout autre difficulté que vous éprouverez au cours d’une session. Avant votre conversation téléphonique, assurez-vous d’avoir effectuer tout le travail nécessaire pour une session-contact en particulier. Cette préparation comprend l’étude du module approprié avant la session, ce qui inclut la lecture des textes à lire et les travaux reliés aux différentes activités.

• Textes à lire - Dans les différentes sections-thèmes de la plupart des modules, vous remarquerez un ou des texte(s) à lire. Après avoir lu les pages indiquées une première fois, lisez-les à nouveau en soulignant ou en mettant en relief les points importants ou en résumant dans vos propres mots les principaux concepts dans des notes personnelles (utilisez le style télégraphique).  
• Activités - Au cours des sessions-contacts avec votre préceptrice, vous pouvez discuter des sous-sections discussion et activités. Ceci, cependant, ne veut pas dire que la préceptrice vous fournira les réponses toutes cuites. Pensez aux différents sujets et préparez des notes ou des questions pour la discussion. Le travail d’une activité est facultatif et n’influencera donc pas votre rendement final. Nous croyons, cependant, que si vous complétez les activités, elles vous aideront probablement à mieux comprendre le matériel pédagogique ainsi que les sujets sous discussion.
• Questions de révision - Finalement, les questions de révision sont conçues pour vous permettre d’évaluer votre compréhension des notions que vous avez apprises dans les textes à lire et les commentaires. Les réponses se trouvent dans le livret de réponses bleu inclus à la fin de votre matériel pédagogique. Après avoir comparé vos réponses avec celles du livret de réponses, prenez bien le temps de retravailler les questions auxquelles vous avez mal répondu pour vous assurer d’avoir bien saisi la question et bien compris la réponse fournie.

À chaque étape : textes à lire, commentaires, activités et questions de révision, dressez une liste des concepts et des réponses que vous voudriez voir clarifier. Sur une autre feuille, écrivez votre question et notez la page à laquelle elle se réfère dans le texte à lire ou le module. Classez toutes vos questions dans le même ordre que les thèmes dans le module. Votre préceptrice révisera avec vous les différents thèmes durant la session-contact prévue et vous demandera à chaque section-contact si vous avez des questions à lui poser.

F. Évaluation

a) Devoirs 

Dans chaque module, on retrouve un devoir (ou plus) qui doit être remis à la préceptrice avant ou à la date limite inscrite dans le calendrier des sessions-contacts et des devoirs inclus avec votre matériel pédagogique. La plupart des devoirs sont conçus pour que vous puissiez appliquer les notions que vous avez apprises dans le module à votre propre bibliothèque. Par exemple, si vous étudiez les prévisions budgétaires, on vous demandera alors des renseignements sur le budget de votre bibliothèque. Par contre, si vous étudiez les objectifs pour une bibliothèque, on vous demandera plutôt de trouver et d’utiliser les objectifs de votre propre bibliothèque. 

Les devoirs doivent être propres et facilement lisibles. Il n’est pas raisonnable d’imposer à votre préceptrice des «pattes de mouche», des feuilles froissées, des taches d’encre ou des ratures. S’il est possible pour vous de dactylographier vos devoirs ou d’utiliser un logiciel de traitement de texte, c’est évidemment la meilleure option. La préceptrice vous retournera les devoirs qu’elle jugera inacceptables SANS LES LIRE, mais on vous donnera alors la chance de les refaire. Vous pouvez expédier vos devoirs à votre préceptrice par le courrier régulier (Postes Canada) à moins que vous ne vous soyez entendues avec votre préceptrice pour lui acheminer vos devoirs d’une autre manière plus pratique pour vous deux, par ex. le courriel.

Tous les devoirs doivent être envoyés à la préceptrice avant la date d’échéance indiquée sur le calendrier des sessions-contacts et des devoirs. Ceci permettra à la préceptrice de corriger les devoirs et de vous les retourner avant la prochaine session-contact. Tous les devoirs sont obligatoires. Ceci signifie, évidemment, que vous devez faire tous les devoirs de manière satisfaisante pour réussir un cours.

Les préceptrices corrigent habituellement tous les devoirs en même temps, ce qui s’avère plutôt difficile si certains devoirs sont remis en retard. Si vous prévoyez être en retard pour remettre un devoir, parlez-en à votre préceptrice à l’avance, c’est-à-dire avant la date limite. 

Il y a une pénalité de prévue si vous soumettez vos devoirs en retard à répétition, sans aviser votre préceptrice. À la discrétion de la coordonnatrice du SBOS, une pénalité de 10 $ par devoir en retard peut être imposée. Ces frais devront être payés avant de pouvoir réussir votre cours. 

Avec l’accord de l’étudiante et de la préceptrice, il est permis de correspondre par courriel ou par télécopieur pour retourner ses devoirs et ses examens à la préceptrice ou pour celle-ci de vous retourner les devoirs ainsi que les examens corrigés. Veuillez songer à cette possibilité, car c’est une autre méthode efficace qui permet de réduire sensiblement les coûts de livraison des cours EXCEL. 

b) Examens 

Les examens des différents cours EXCEL peuvent prendre différentes formes. Les examens « à domicile » sont les plus fréquents; ils ressemblent beaucoup aux devoirs sauf qu’ils traitent habituellement de trois ou quatre thèmes du cours. À l’occasion, des examens oraux complètent les examens écrits. L’introduction de chaque cours spécifie le genre d’examen qui sera utilisé pour ce cours en particulier. Tel qu’indiqué, les examens complétés doivent aussi être renvoyés à votre préceptrice pour être corrigés. 

Par le passé, nous n’avions pas de politique cohérente quant au moment précis où un cours pouvait recevoir la mention incomplet. Mais certains précepteurs/certaines préceptrices ont porté à notre attention le fait que de plus en plus d’étudiantes ne respectaient pas les dates d’échéance du calendrier des sessions-contacts et remettaient donc, presque systématiquement, tous leurs devoirs très en retard et faisaient de même pour leur examen final. Afin d’être plus juste envers les étudiantes qui remettent régulièrement leurs devoirs et leurs examens finals à temps et également pour aider nos précepteurs/préceptrices, nous avons décidé de fixer dorénavant une date limite pour retourner tous les devoirs et l’examen final associés aux différents cours EXCEL. Dorénavant notre politique exigera que tous les devoirs ainsi que l’examen final soient reçus par les précepteurs/préceptrices au plus tard deux semaines après la fin de la session. Donc, comme exemple, pour la session d’hiver 2005, cette date limite a été fixée au vendredi, 13 mai 2005. Après cette date, les étudiantes recevront la mention  « cours incomplet »  pour le cours suivi lors de cette session.   

c) Cours réussi/échoué 

On n’utilise pas de système de notation. On indique seulement si vous avez réussi ou échoué un examen ou un devoir en plus de vous fournir les commentaires pertinents. Vous devriez porter une attention particulière à ces commentaires, car ils se veulent des critiques constructives. 

Vous pouvez refaire les devoirs que vous n’avez pas réussis. Il n’y aura pas de frais pour l’étudiante pour une première reprise. Par contre, pour les reprises subséquentes des devoirs échoués, on exigera des frais de correction de 10 $. Vous devez absolument avoir réussi tous les devoirs avant de pouvoir écrire l’examen final. S’il manque un devoir, on jugera alors que vous avez échoué l’examen final. 

Vous pouvez aussi reprendre un examen une fois, après que nous aurons reçu le paiement des frais de correction exigés de 10 $; mais si vous échouez une deuxième fois, il vous faudra alors reprendre le cours en entier. 

d) Abandons 

Les étudiantes qui désirent abandonner un cours doivent en aviser la préceptrice par écrit. 
Pour recevoir un remboursement partiel des frais d’inscription, l’étudiante doit : 

1. envoyer un avis à la préceptrice, la date du cachet de la poste ne devant pas dépasser la date limite du deuxième devoir  et
2. retourner le matériel du cours. 

Pour obtenir plus de renseignements sur la démarche à suivre en cas d’abandon, veuillez téléphoner le  SBOS).

e) Évaluation de cours 

En plus de l’examen, on vous aura aussi expédié en même temps un formulaire d’évaluation de ce cours. Dans ce formulaire, on vous pose des questions au sujet du matériel pédagogique, des méthodes d’enseignement et de votre préceptrice. Le formulaire d’évaluation comprend deux parties. Les commentaires concernant le matériel du cours comme tel (et le programme en général) sont immédiatement expédiés à la rédactrice des cours EXCEL. Vos commentaires sont pris TRÈS sérieusement par les concepteurs et conceptrices du programme, les auteurs et pas des cours et les précepteurs et préceptrices. Ceux-ci et celles-ci s’en inspireront pour réviser le matériel pédagogique, l’enseignement et aussi pour effectuer toute autre amélioration jugée nécessaire.  Veuillez noter, toutefois, qu’il n’est pas utile pour nous que vous commentiez de la façon suivante; « Il y a un certain nombre de coquilles ou d’erreurs orthographiques ou grammaticales dans le matériel du cours ». Au lieu de nous dire ceci, indiquez-nous plutôt très précisément les endroits exacts où elles se trouvent en citant le numéro de la page et le début du paragraphe afin que nous puissions effectuer les corrections nécessaires le plus rapidement possible. 

Vos commentaires concernant les directives sont aussi pris très au sérieux. Vous remarquerez sur le formulaire que votre nom n’apparaît pas en conjonction avec cette partie de l’évaluation. Chaque commentaire d’une étudiante est inclus lorsque nous procédons à l’évaluation des précepteurs et des préceptrices.  

Veuillez prendre le temps de bien remplir ce formulaire d'évaluation immédiatement après que vous aurez terminé un cours. Veuillez retourner le formulaire, dès que possible, directement au SBOS.