Formulaire de demande pour le Programme d’applications et le Fonds pour l’éducation

Veuillez soumettre votre formulaire à :
Daryl Novak
Directeur des opérations
Service des bibliothèques de l’Ontario-Sud
111, rue Peter,  bureau 902
Toronto (Ontario) M5V 2H1
416-961-1669, poste 5135
1-800-387-5764
416-961-5122 (fax)

Renseignements sur la bibliothèque requérante (Bibliothèque responsable pour un projet conjoint)

Renseignements généraux

On n’acceptera que les soumissions provenant de bibliothèques publiques de l’Ontario qui sont inscrites sur la liste des Crédits pour les bibliothèques ou qui ont été approuvées subséquemment pour une subvention de fonctionnement du ministère de la Culture.

Votre soumission doit inclure :

• Une copie signée de ce formulaire.
• Un formulaire de budget rempli pour votre projet.
• Une proposition de projet qui répond à toutes les exigences mentionnées sous le Processus d’applications dans les documents intitulés Lignes directrices pour le Programme d’applications et le Fonds de l’éducation, s’il y a lieu.

Les soumissions seront rejetées si la bibliothèque qui fait la demande a manqué à ses engagements relatifs à une subvention antérieure reliée à l’investissement de 15 millions $.

Les bibliothèques requérantes seront informées si ou non, leurs demandes ont été acceptées et du montant qu’elles recevront, idéalement, au plus tard deux mois après la date limite pour les soumissions des demandes de financement. Les bibliothèques requérantes doivent comprendre, cependant, que des délais peuvent survenir et que le SBOS se réserve le droit de changer le temps prévu pour informer les bibliothèques qui ont soumis des demandes de financement.

Les bibliothèques ne pourront en appeler des décisions, cependant, il sera possible, sur demande d’obtenir de la rétroaction confidentielle au sujet des soumissions non retenues.

Puisque le Fonds pour l’éducation est un programme ayant plusieurs dates limites, les bibliothèques pourront effectuer plus d’une demande, soit pour une deuxième initiative, ou même pour une demande qui n’aurait pas obtenu de financement lors d’une des dates limites antérieures.¹

Conditions

Si votre bibliothèque a réussi à obtenir une subvention, voici les différentes conditions qui s’appliquent :

• Tous les achats financés par une subvention devront être effectués selon les règlements établis par la bibliothèque, tels que requis par la Loi sur les municipalités. Si la bibliothèque n’a pas adopté un tel règlement, les achats devront être faits selon les politiques d’achat du SBOS (SOLS purchasing policies). En ce qui a trait au processus d’applications, des propositions fermes de prix ne seront pas requises, mais des estimations accompagnées de documentation explicative pertinente le seront (par ex. comment le prix a été déterminé et si les taux étaient compétitifs lorsqu’un seul fournisseur était l’unique source d’approvisionnement, s’il y eu un processus concurrentiel, etc.)
• Les changements dans toute droite de budget de plus de 10 % de la subvention totale ou de 5 000 $ devront être soumis par écrit au SBOS et approuvés à l’avance. Si de tels paiements sont faits par une bibliothèque sans une approbation préalable, le SBOS pourrait refuser le remboursement, refuser les remboursements subséquents ou exiger le remboursement des montants déjà payés.
• Les projets devront être terminés selon les échéanciers soumis avec la demande de financement. Les demandes de prolongation devront être expédiées, par écrit, au SBOS.
• La bibliothèque ne peut céder la subvention à toute autre entité incluant à une autre bibliothèque, à la municipalité, ou à un conseil de bande sans une permission écrite du SBOS.
• Les conditions stipulées dans ce document ont force obligatoire et engagent non seulement la bibliothèque, mais également les successeurs de la bibliothèque et les ayants droit, dans le cas d’une réorganisation.
• Comme récipiendaire de fonds publics, la bibliothèque devra maintenir un livre comptable séparé de la réception et des dépenses des fonds reçus, d’une manière cohérente, utilisant des principes de comptabilité généralement acceptés tels qu’ils se retrouvent dans le guide de l’Institut canadien des comptables agréés et selon des pratiques de tenue de livres généralement acceptées.
• Ces registres devront être disponibles pour une révision par le SBOS ou ses agents, suite à un avis émis 24 heures à l’avance d’une telle visite, pour une période de trois ans débutant à la date de l’achèvement ou de la fin du projet.
• La subvention pourrait être résiliée par le SBOS si la bibliothèque :  1) a fourni de faux renseignements ou des renseignements trompeurs dans son formulaire de demande de financement; 2) n’a pas respecté certaines des conditions associées à la subvention et n’a pas réparé cette/ces violation(s) à l’intérieur de 30 jours; 3) n’a pas complété le projet ou si 4) la bibliothèque a cessé ses opérations.
• Toute portion inutilisée de la subvention sera remise dans le fonds de 15 millions et non à la bibliothèque.
• La bibliothèque requérante consent à ce que l’information contenue dans sa demande de subvention et dans tout autre rapport soumis sous ces conditions soit transmise aux membres des panels des pairs chargés de la révision et au ministère de la Culture.
• La bibliothèque accepte de fournir toute autre information qui pourrait être raisonnablement requise de la part du SBOS lorsque l’organisme élaborera ses rapports pour le ministère de la Culture.
• La bibliothèque indemnise le SBOS, le SBO-Nord, le Ministère, leurs directeurs, leurs employés, leurs sociétés affiliées, leurs filiales et leurs successeurs de toute forme de réclamations pouvant découler de, ou être relié à, et de quelque façon que ce soit, au déroulement du projet de la bibliothèque.
• La bibliothèque reconnaîtra l’appui du Ministère par l’entremise du SBOS et du SBO-Nord dans tous ses rapports, publications d’annonces ou tout autre publicité reliés au projet. La bibliothèque avisera le SBOS de toute activité (par ex. comme une ouverture officielle lorsqu’un(e) député(e) provincial(e) ou des représentant(e)s des médias seront invité(e)s) qui pourrait se tenir suite à l’obtention de cette subvention.
• Dans l’éventualité où il y aurait un conflit ou une incompatibilité entre l’une au l’autre des parties de la demande de la bibliothèque et des lignes directrices du programme ou du texte des conditions, ce dernier prévaudra. 

Signature
Votre signature ci-dessous indique que la bibliothèque accepte de se conformer à toutes les conditions. Si vous signez au nom d’un partenariat avec d’autres bibliothèques, vous attestez que vos collègues ont lu ce document et se conformeront également aux conditions. 

1  Comme nous anticipons que tous les membres du panel de révision ne seront probablement pas tous des personnes bilingues, nous avons prévu faire traduire toute demande soumise en français.

Puisque ce texte est une traduction, en cas d’une différence d’interprétation entre le texte anglais et le texte français de ce document, l’interprétation en anglais aura la préséance.