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LET'S TALK LIBRARIES

A blog from the Southern Ontario Library Service

Virtual Meetings: Making the “Connection” / Une touche personnelle à vos réunions virtuelles

Steven Kraus is a Skills Development Advisor at OLS-North. / Steven Kraus est conseillier en perfectionnement des compétences au SBO-Nord.

Le français suit l’anglais.

“The meeting of two eternities, the past and future….is precisely the present moment”.
-Henry David Thoreau

As we take a few moments to consider the dynamic and shifting landscape all public libraries are currently living, one of the most predominant questions that has come across our desks over the past week has been advice surrounding the anxious desire to retain and preserve some kind of “normal” workflow; with staff, the public library board and even our patrons.

Could we have ever imagined a time where a “meeting” would become a bit of a luxury…?

Thanks to a variety of technology, this luxury is a lot more attainable than one might assume. Staff meetings are being efficiently conducted in many library systems, public library boards are preparing to have some of their first official business meetings in virtual environments and project work across multiple platforms in library systems both big and small are well underway and being conducted with ease.

Some of the most popular options for instant connections out there right now are: Skype, FaceTime (Apple Users), Google Hangouts, Duo, which all work well on a lot of mobile devices or personal computer setups.

More sophisticated business applications, many of which are fee based are also available to explore and consider: Microsoft Teams, ZOOM (free version, however various limits to usage outside the enterprise model exist, discounts may be available via TechSoup  https://www.techsoupcanada.ca/en ).

Resource: Best video conferencing software for business in 2020
https://www.zdnet.com/article/best-video-conferencing-software-and-services-for-business/

Here are a few additional recommendations to refine your meeting techniques and create the best environment you possibly can to conduct your public library board business:

  • Here is a document which sums up the key legislative elements to best enable your virtual meeting frameworks: http://www.sols.org/files/docs/GovernanceHUB/Boards-Virtual_Meetings-2020.pdf.
  • Brush up on your Meeting Management Techniques, as they apply to virtual world just as much as they do in-person around your physical board table: https://resources.learnhq.ca/governance-roles-and-responsibilities/meetings-decision-making
  • Remember that any Board Meetings or Committee Meetings must remain “open” to the public. This necessitates that any technology choice made to conduct your meeting must also have the ability to broadcast the meeting with an interactive (two way) capacity to ensure “public participation” is available for any attendees.
  • For the flow of business, as we recognize that many libraries will be dealing with “In-Camera or Closed Session” items, especially with a variety of legal and human resources topics before you all. For better meeting management and securing your virtual platforms for private discussions, we recommend that you place your closed meeting items at the end of your meeting agendas to not interrupt your flow or have a potential stream of participants entering or exiting your meeting environment randomly.

We recognize that not everyone will be comfortable meeting or working in a virtual environment and that there are a variety of different types of challenges that arise operating in this type of foreign environment.

Here’s a few additional perspectives and resources to put into context some key chairing elements which will make for the best results for your upcoming virtual meetings to achieve your best workflow:

How to Run a Great Virtual Meeting
https://hbr.org/2015/03/how-to-run-a-great-virtual-meeting

8 Cardinal Rules Of Running A Virtual Meeting
https://www.forbes.com/sites/williamvanderbloemen/2020/03/15/8-cardinal-rules-of-running-a-virtual-meeting/#6800e3a64e1d

* Note – If you are investigating bylaw updates, policy amendments or changes pertaining to virtual meetings, don’t hesitate to reach out to your advisors / consultants from OLS-North and SOLS for assistance or guidance as required.

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« Le moment présent est le point de convergence entre deux éternités : le passé et l’avenir. »
-Henry David Thoreau

Depuis quelques semaines, les bibliothèques publiques se retrouvent dans un environnement marqué par l’incertitude et les changements de cap rapides. L’un des enjeux récurrents est le souci de maintenir un semblant de fonctionnement « normal », tant pour le personnel et le conseil de bibliothèque que pour le public.

Aurions-nous pu imaginer qu’une simple rencontre en personne deviendrait un luxe?

Heureusement, nous disposons d’une variété d’outils technologiques fort pratiques pour faciliter la communication. Des réseaux de bibliothèques parviennent à tenir des réunions du personnel fructueuses. Des conseils de bibliothèques s’apprêtent à tenir leurs premières réunions officielles dans un environnement virtuel. Et des projets de toute envergure sont en cours d’exécution – et bien avancés – à plusieurs endroits en province grâce à des plateformes électroniques.

La communication instantanée est facilitée par des services populaires comme Skype, FaceTime (appareils Apple), Google Hangouts et Duo. Chacune de ces solutions est bien adaptée aux appareils mobiles et aux ordinateurs de bureau.

Ajoutons à cela des applications plus robustes pour la conduite des affaires, dont certaines sont payantes, comme Microsoft Teams et Zoom. L’application Zoom est disponible en version gratuite, mais sous réserve de restrictions d’utilisation. Il pourrait être possible d’obtenir un rabais en passant par TechSoup https://www.techsoupcanada.ca/fr/homepage.

Ressource : Meilleurs logiciels de vidéoconférence pour les entreprises en 2020 (en anglais)
https://www.zdnet.com/article/best-video-conferencing-software-and-services-for-business/

Nous avons recueilli quelques recommandations afin de favoriser le bon déroulement des réunions de votre conseil de bibliothèque dans un environnement propice aux échanges :

  • Le document suivant présente les exigences législatives clés à respecter pour les réunions virtuelles : http://www.sols.org/files/docs/GovernanceHUB/Boards-Virtual_Meetings-2020-FR.pdf.
  • Rafraîchissez votre mémoire en ce qui concerne les techniques de gestion d’une réunion. Ces techniques s’appliquent autant aux réunions virtuelles qu’aux rencontres en personne : https://resources.learnhq.ca/governance-roles-and-responsibilities/meetings-decision-making (contenu partiellement en français).
  • Rappelez-vous que les réunions du conseil et de ses comités sont ouvertes au public. Ainsi, les outils technologiques doivent fonctionner de manière interactive (bidirectionnelle) et permettre aux membres du public de participer à la réunion.
  • Plusieurs conseils devront tenir certaines discussions à huis clos, particulièrement concernant des litiges ou des questions de ressources humaines. Dans un souci d’assurer le bon déroulement des réunions et de protéger le huis clos, nous recommandons de prévoir ces discussions à la fin de l’ordre du jour. Ainsi, les premiers points seront abordés en continu et la réunion ne sera pas interrompue par l’arrivée ou le départ de personnes à divers moments.

L’environnement virtuel nécessite une certaine adaptation et pose des défis, surtout pour les personnes qui en sont à leurs premiers pas.

Les conseils présentés dans les documents suivants vous aideront à diriger des réunions virtuelles productives, bien rodées et qui donnent les résultats voulus. Les documents sont en anglais.

How to Run a Great Virtual Meeting
https://hbr.org/2015/03/how-to-run-a-great-virtual-meeting

8 Cardinal Rules Of Running A Virtual Meeting
https://www.forbes.com/sites/williamvanderbloemen/2020/03/15/8-cardinal-rules-of-running-a-virtual-meeting/#6800e3a64e1d

* Note : Si la tenue de réunions virtuelles vous incite à envisager des modifications aux règlements administratifs ou aux politiques, ou tout autre type de changement, n’hésitez pas à demander le soutien des équipes de services-conseils du SBO – Nord ou du SBO – Sud.

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