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LET'S TALK LIBRARIES

A blog from the Southern Ontario Library Service

Emergency orders, Employees and Leave / Décrets d’urgence, employés et congés

Updated: September 4, 2020 | Mise à jour: 4 septembre 2020

Le français suit l’anglais.

This blog is meant to be an overview of the legislation related to Emergency Orders and Declared Emergency Leave.  Given the complexity of the legislation, for further clarification, please consult with your own legal advisors.

 

I think that we can all agree that since March 2020, the library world has been turned upside down.

On March 17th, the Government of Ontario declared a provincial emergency with the Emergency Management and Civil Protection Act.  Ontario Regulation 51/20 closed all libraries to the public, without exception or even a requirement to get a motion of the library board for this action.  This emergency order was extended several times.  Throughout, we were impressed at how libraries kept the focus on services to their communities.

Since March, some libraries have kept all library staff employed working at the library or from home.  In other cases, libraries found themselves in a position of having to layoff some employees.  Libraries with unionized staff could use the process for layoffs within their collective agreements, but libraries with non-unionized staff, at a minimum, follow the Employment Standards Act, which permits a temporary layoff of 13 weeks.  Under ESA, if an employee is laid off for a period longer than a 13-week temporary layoff, the employer is considered to have terminated the employee’s employment and the employee would be entitled to severance pay.

With the emergency orders continuing, on May 29th, the Ontario government added Ontario Regulation 228/20 to the Employment Standards Act (ESA), whereby a non-unionized employee, whose employer has temporarily reduced or eliminated their hours of work because of COVID-19, was not considered to be on ‘layoff’ but deemed to be on an unpaid, job-protected Infectious Disease Emergency Leave.  With this temporary rule in place, the layoff clock stopped ticking towards becoming a termination of employment.

For employers and employees, it is important to note that the Infectious Disease Emergency Leave has a specific COVID-19 timeframe:

“COVID-19 period” means the period beginning on March 1, 2020 and ending on the date that is six weeks after the day that the emergency declared by Order in Council 518/2020 (Ontario Regulation 50/20) on March 17, 2020 pursuant to section 7.0.1 of the Emergency Management and Civil Protection Act is terminated or disallowed.

Importantly, on July 24, 2020, the provincial emergency order ended with the passing of new legislation called Reopening Ontario (A Flexible Response to COVID-19) Act.

What does the end of the emergency order mean for non-unionized employees on declared emergency leave?

During the various re-opening phases, some libraries were able to bring back all or at least some of the staff.  However, for staff still on Declared Emergency Leave (DEL) or who transitioned to the Infectious Disease Emergency Leave, these temporary ESA rules related to termination, severance and constructive dismissal were expected to expire on Friday, September 4, 2020. (that is, six weeks after the end of the declared emergency). However, on September 3, the Ontario government extended the temporary layoffs from automatically becoming permanent job losses until January 2, 2021, thereby increasing this period by 4 months.

The Ontario Government website provides the following information on Declared Emergency Leave:

“The emergency that was declared under Ontario’s Emergency Management and Civil Protection Act in relation to COVID-19 has now been terminated. The declared emergency was in effect from March 17, 2020 to July 24, 2020.  As such, an employee was entitled to take declared emergency leave under the Employment Standards Act, 2000 only between March 17, 2020 and July 24, 2020.

Note: An employee who was on declared emergency leave when the declared emergency came to an end on July 24, 2020 may be eligible to take infectious disease emergency leave or another leave of absence under the Employment Standards Act, 2000.”

The website then lists six specific reasons why a person may be able to continue to be on Infectious Disease Emergency Leave.  If they qualify, an employee may be entitled to this leave whether or not they have applied for or qualified for federal benefits or supports. It is best to check the website for complete information, but as an example, here are two reasons for taking this leave: 

  1. The employee is under individual medical investigation, supervision or treatment related to a designated infectious disease. The medical investigation, supervision or treatment can be in Ontario or in another province, territory or country
  2. The employee is in quarantine, isolation (voluntary or involuntary), or is subject to a control measure.
What about work refusals in return to work?

As workplaces reopen, there may be work refusals in the context of the Occupational Health and Safety Act.  Most work refusals related to COVID-19 concerns likely fit into one of three categories:

  • employees fear exposure to the virus from external parties with whom they interact or have contact with in their work.
  • employees fear transmission between co-workers because of inadequate processes, insufficient PPE or an inability to socially distance properly when performing certain tasks; and
  • employees fear that they or someone they live with would be especially vulnerable to the harsher effects of the virus, if contracted.

For the first two reasons, if employers have provided procedures consistent with the current government directives, access to adequate sanitizers and PPE, these work refusals will be difficult to prove.  In the third instance, even with procedures and adequate PPE, it may sometimes be necessary to offer remote work or unpaid leave such as the Infectious Disease Emergency Leave.  Employees have the right to work with the Ministry of Labour, but most work refusals are resolved before the Ministry is called to investigate and most parties accept the Ministry Inspector’s findings without appealing to the Ontario Labour Relations Board.

And as a reminder to all readers, to help explain the options available to libraries with Stage 3 openings, after consulting with Ministry staff, Ontario Library Service staff provided written clarification in the COVID-19: Informational Resources for Public Libraries guide under the heading of “Response and Reopening Plans”.

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L’intention du blogue est de donner un aperçu de la loi portant sur les décrets d’urgence et les congés pour situation d’urgence déclarée. Étant donné la complexité de la loi, pour plus de clarification, veuillez demander des conseils juridiques.

 

Je crois que nous sommes tous d’accord que depuis mars 2020, le monde des bibliothèques a été bouleversé.

Le 17 mars, le gouvernement de l’Ontario a déclaré une situation d’urgence provinciale avec la Loi sur la protection civile et la gestion des situations d’urgence. Le règlement 51/20 a fermé toutes les bibliothèques au public, sans exception, et sans même exiger une motion du CA à cette fin. Ce décret a été prolongé à plusieurs reprises. Pendant tout ce temps, nous avons été impressionnés par la façon dont les bibliothèques ont maintenu l’accent sur les services à leurs communautés.

Depuis le mois de mars, certaines bibliothèques ont gardé tout le personnel au travail, soit à la bibliothèque ou à domicile. Les bibliothèques dont le personnel est syndiqué ont pu utiliser le processus de mise à pied provenant de la convention collective. Mais les bibliothèques dont le personnel n’est pas syndiqué ont dû, à un minimum, la Loi sur les normes d’emploi qui permet une mise à pied temporaire de 13 semaines. Aux termes de la LNE, si un employé est mis à pied pour une période de plus de 13 semaines, l’employeur est réputé d’avoir licencier l’employé. Dans ce cas, l’employé aurait droit à une indemnité de licenciement.

Compte tenu du prolongement des décrets d’urgence, le 29 mai, le gouvernement de l’Ontario a ajouté le Règlement 228/20 à la LNE — règlement selon lequel, un employé non syndiqué dont les heures de travail ont été réduites temporairement ou éliminées temporairement pour des motifs liés à COVID — 19 n’est pas considéré comme ayant été mis à pied, mais plutôt est considéré comme étant en congé spécial en raison d’une maladie infectieuse. Ces règles temporaires signifient que le compteur de mise à pied s’arrête avant que la mise à pied ne devienne un licenciement.

Pour les employeurs et les employés, il est important de noter que le congé spécial en raison d’une maladie infectieuse a un délai précis :

la période qui commence le 1er mars 2020 et se termine à la date qui tombe six semaines après le jour où la situation d’urgence déclarée le 17 mars 2020 en vertu du décret 518/2020 (Règlement de l’Ontario 50/20) conformément à l’article 7.0.1 de la Loi sur la protection civile et la gestion des situations d’urgence prend fin ou est rejetée.

Il est important de noter que, le 24 juillet 2020, le décret du gouvernement provincial fût terminé avec l’adoption de la nouvelle Loi de réouverture de l’Ontario (mesures adaptables en réponse à la COVID-19)

Que signifie la fin du décret d’urgence pour les employés non syndiqués qui sont en congé pour situation d’urgence déclarée ?

Pendant les différentes périodes de réouverture, certaines bibliothèques ont vu le retour de tout le personnel ou, au moins, d’une portion. Mais, pour le personnel encore en congé pour situation d’urgence déclarée ou qui a passé au congé spécial en raison d’une maladie infectieuse, les règles temporaires de la LNE portant sur le licenciement, la cessation d’emploi et le congédiement implicite devaient prendre fin le vendredi 4 septembre 2020 — soit six semaines après la fin de l’urgence déclarée. Cependant, le 3 septembre, le gouvernement de l’Ontario a prolongé la protection qui empêche que des mises à pied temporaires deviennent automatiquement des pertes d’emploi permanentes jusqu’au 2 janvier 2021, augmentant ainsi cette période de 4 mois.

Le site Web du gouvernement de l’Ontario offre l’information qui suit au sujet des congés pour situation d’urgence déclarée :

La situation d’urgence qui a été déclarée en vertu de la Loi sur la protection civile et la gestion des situations d’urgence de l’Ontario en relation avec la COVID-19 a pris fin. La situation d’urgence déclarée a été en vigueur du 17 mars 2020 au 24 juillet 2020. Par conséquent, un employé n’avait le droit de prendre un congé pour situation d’urgence déclarée en vertu de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi qu’entre le 17 mars 2020 et le 24 juillet 2020.

Remarque : Un employé qui était en congé pour situation d’urgence déclarée lorsque la situation d’urgence déclarée a pris fin le 24 juillet 2020 peut être admissible à un congé spécial en raison d’une maladie infectieuse ou à un autre congé prévu par la Loi de 2000 sur les normes d’emploi.

Par la suite, le site Web énumère les six motifs précis pour lesquels une personne pourrait prolonger leur congé spécial en raison d’une maladie infectieuse. Qu’elle ait fait demande ou reçu des prestations ou de l’aide fédérales ou non, elle pourrait avoir droit à ce congé. Il vaut mieux consulter le site Web, mais voici deux motifs de prolongation :

  1. L’employé fait personnellement l’objet d’une enquête médicale, de surveillance médicale ou de soins médicaux liés à une maladie infectieuse désignée. L’enquête médicale, la surveillance médicale ou les soins médicaux peuvent avoir lieu en Ontario ou dans une autre province, un autre territoire ou un autre pays.
  2. L’employé est en quarantaine ou en isolement. soit volontaire ou non, ou fait l’objet d’une mesure de lutte

Qu’en est-il du refus de travailler lors du retour au travail ?

Avec la réouverture des lieux de travail, il pourrait y avoir des refus de travailler dans le contexte de la Loi sur la santé et la sécurité au travail. La majorité des refus connexes au COVID-19 tomberait dans l’une des trois catégories suivantes :

  • crainte d’être exposé au virus par leur interaction avec des parties externes ou par leurs contactes dans le cadre du travail
  • crainte de transmission entre les membres du personnel à cause de procédures inadéquates, d’ÉPI insuffisant ou d’impossibilité de distanciation lors de l’exécution de certaines tâches ; et
  • crainte d’être ou de vivre avec une personne particulièrement vulnérable aux effets plus graves du virus, si contracté.

Dans les deux premiers cas, il sera difficile de justifier le refus si l’employeur fournit des procédures conformes avec les directives gouvernementales en vigueur et accès à des désinfectants et à des ÉPIS suffisants. Dans le troisième cas, même avec les procédures et l’ÉPI suffisant, il pourrait être nécessaire d’offrir un travail à distance ou un congé non rémunéré tel que le congé spécial en raison d’une maladie infectieuse. L’employé peut travailler avec le ministère du Travail, mais la majorité des refus de travailler sont résolus avant que le ministère soit contacté et la majorité des parties acceptent la décision de l’inspecteur du ministère sans avoir recours à la Commission des relations de travail de l’Ontario.

Un dernier rappel : après consultation auprès du Ministère, le personnel des Services des bibliothèques de l’Ontario a clarifié les différentes options pour les bibliothèques assujetties à la réouverture de l’étape 3 (en anglais) dans le guide COVID-19 : Informational Resources for Public Libraries sous la rubrique Response and Reopening Plans.